Dit onderdeel is erg belangrijk!
De wijze waarop de afnamelocaties en zalen worden ingedeeld in het systeem, heeft grote invloed op de zendingen en de wijze van verpakken van een tentamen.
Per zaal wordt standaard één envelop samengesteld met de volgende inhoud:
• tentamens
• scan-instructie
• overige documenten o.a. presentielijst, formulebladen, surveillanten-protocol etc.
Bij grote zalen, kan het aantal tentamens dat normaliter in één envelop wordt gedaan, worden opgedeeld in kleinere delen. De zaal wordt dan opgedeeld in 'blokken’.
Bijvoorbeeld: 1.500 tentamens worden dan geleverd in 30 blokken van 50 stuks. Elk blok kan worden gekoppeld aan één surveillant.
1 - Maak een locatie aan (wie is hiertoe gerechtigd?)
1. Ga naar: Hoofdmenu > > Afnamelocaties.
2. Klik op [Nieuw].
screenshot vervangen + markeren
3. Vul de gegevens van de hoofdlocatie in en klik op [Opslaan].
Belangrijk: De gegevens die je hier invult worden automatisch overgenomen naar alle toetsen op deze locatie. Dit is dus de bron voor alle informatie! De gegevens kun je per toets wijzigen, maar gelden dan alleen voor die specifieke toets.
Voorbeeld 1: gebouw als hoofdlocatie
De afnamelocaties zijn gevestigd in meerdere gebouwen op een campus.
4. Bij Afnamelocatie (veldnaam = Naam?) voer je in: (bijv.) Gebouw A + adres van gebouw A.
screenshot ontbreekt?
5. In gebouw A bevinden zich 3 lokalen waar tentamens afgenomen worden.
Deze 3 lokalen voer je in als Zaal in het gebouw A.
6. Per zaal geef je de capaciteit aan, bijv. het aantal studenten dat in die zaal past.
Voorbeeld 2: stad als hoofdlocatie
Een opleidingsinstituut heeft vestigingen in verschillende steden.
4. Bij Afnamelocatie (veldnaam = Naam?) voer je in: naam van de stad + naam van het gebouw + adres van het gebouw.
screenshot vervangen + markeren
2 - Voeg contactpersonen toe (minimaal 1!)
1. Selecteer de hoofdlocatie en klik op [Contacten].
2. Klik op [Nieuw].
screenshot vervangen + markeren
3. Voer de contactgegevens van de contactpersoon in.
Bij Functie kun je de Contact functie selecteren, indien je deze eerder hebt aangemaakt onder ‘Contact Functies’. Het is niet verplicht om een Contact functie te selecteren.
Belangrijk: Je moet altijd tenminste 1 contact invullen, anders krijg je een foutmelding!
Deze persoon hoeft geen gebruiker binnen Exam Services te zijn. Dit kan iedere medewerker binnen de onderwijsorganisatie zijn.
4. Klik op [Opslaan].
3- Voeg de zaal toe
1. Selecteer de hoofdlocatie in het overzicht en klik op [Zalen].
screenshot vervangen + markeren
2. Indien al eerder zalen zijn aangemaakt voor deze hoofdlocatie, dan zijn deze zichtbaar in het overzicht eronder. Klik op [Nieuw] voor het aanmaken van een nieuwe zaal.
screenshot vervangen + markeren
3. Zaal: vul de naam van de zaal in (bijv. Hal 10 - Zaal 1) en daaronder de capaciteit (het aantal personen) van de zaal.
4. Klik op [Opslaan].
Indien gewenst kun je extra contacten toevoegen aan de zaal. Deze worden dan ook getoond op het envelopdocument en de verzendingskrat. Belangrijk: per zaal kunnen maximaal 3 contacten worden toegevoegd aan het envelopdocument. Heb je er al 2 toegevoegd op het niveau van de hoofdlocatie (stap 2), dan kun je nog 1 extra contact toevoegen op zaalniveau (stap 3).
5. Klik op de gewenste zaal en op [Contacten].